À l’invitation de l’Abes, sept structures documentaires du réseau Sudoc ont travaillé, pendant presque deux ans, à la révision et l’enrichissement des consignes de catalogage pour les ressources cartographiques.
De mai 2021 à mars 2023, huit bibliothécaires  (cf liste au bas de l’article) ont oeuvré au sein d’un Groupe de travail, animé par l’Agence, sous la responsabilité scientifique de Jean-Luc Arnaud, directeur de recherche CNRS (laboratoire Telemme Aix-Marseille Université), spécialiste de l’histoire de la cartographie et fondateur du site web CartoMundi. 

Un  précédent groupe de travail s’était constitué, en 2002-2003, pour élaborer les consignes jusqu’à présent en vigueur dans le réseau ; en 2010, un second groupe avait complété ces consignes mais elles n’avaient pas été révisées depuis. 

Des consignes claires, pour les cartothécaires

En 2021, l’Abes a choisi d’importer directement dans la base de production du Sudoc des notices de documents cartographiques d’origine BnF (voir ce billet).
Jusqu’alors, ces notices n’étaient disponibles que dans un réservoir annexe à la base de production et devaient donc être importées manuellement par qui souhaitait s’en servir.
Ce nouvel import systématique dans le Sudoc offrait un double avantage pour tout catalogueur : 

• suppression de l’étape de l’import manuel ;
• présence de notices complètes (zones de données codées renseignées, indexation Rameau-nom commun réalisée) , même si relecture, parfois correction et enrichissement sont toujours nécessaires.

Il présentait cependant un inconvénient majeur : les consignes en vigueur à la BnF étant différentes de celles du Sudoc, le risque était grand d’instaurer de la confusion dans l’esprit des catalogueurs et des incohérences dans la présentation des données, sur le catalogue Sudoc, pour les chercheurs et le public universitaire. 

Le Groupe de Travail a donc eu pour mission de re-examiner les consignes, et dans la mesure du possible, de les harmoniser notamment pour le signalement des séries cartographies, jusqu’à présent non signalées dans le Sudoc.

À l’occasion de ce long travail de relecture des consignes, il fût également décidé de se rapprocher le plus possible des principes de RDA-FR, lorsque des nouveaux choix devaient être faits et de préparer ainsi la migration de ces données bibliographiques vers la modélisation IFLA-LRM.

Enfin, parce que  l’Abes entend jouer pleinement son rôle de tête de réseau et accompagner au mieux les producteurs de données du Sudoc, elle mit à profit ce temps pour enrichir de définitions, d’exemples, d’astuces et d’illustrations les consignes publiées sur le Guide méthodologique, grâce à l’expertise des membres du GT.

Ainsi, la page unique diffusant les consignes pour le signalement de  tous les types de documents cartographiques a été divisée en trois pages distinctes : la page de consignes pour le signalement des cartes,  complétée  désormais par une page spécifique pour le signalement des atlas, et une autre pour le signalement des séries cartographiques.
Pas à pas, zone après zone, elles guident le catalogueur dans son travail de création et  d’enrichissement. 

Une nouveauté pour les séries cartographiques

Définition : Une série cartographique est une carte composée de plusieurs feuilles. Elle peut compter entre deux et plusieurs milliers de feuilles (…). Le plus souvent chaque feuille constitue une unité bibliographique, elle peut être l’objet d’éditions multiples dont les dates sont indépendantes de celles des autres feuilles de la série.

À la suite des conclusions de ce groupe de travail, un changement majeur est instauré dans le Sudoc :  la création d’une notice bibliographique pour les séries cartographiques devient la règle.

Cela ne l’était pas jusqu’à présent, la consigne dans le réseau Sudoc étant d’éviter le catalogage “à niveaux”. Il était donc fortement recommandé, jusqu’en 2023, de signaler les séries “à la feuille”, le traitement en notices globales devant rester l’exception.
À partir de mai 2023, le catalogage “feuille à feuille” continue mais le signalement de la série, dans son ensemble, devient possible. 

Cette nouvelle consigne permet  : 

• de signaler au mieux la riche structure des séries
• de se rapprocher des pratiques de la BnF (les séries sont traitées comme des sites fermées)

La fiche technique à suivre, pour ce type de catalogage est ICI.

Bien qu’attendu par les cartothécaires, ce changement n’en est pas moins radical et source de craintes. L’Abes recommande donc de créer ces notices de séries de façon concertée, en comparant l’état des collections entre plusieurs établissements, et en échangeant via la liste de diffusion des catalogueurs, “SUCAT” : les cartothécaires et agents de l’Abes membres du GT seront légitimes pour répondre et apporter leur aide. 

Tout cartothécaire peut également rejoindre “GéoRéseau”, le réseau des cartothèques de France. Une liste de diffusion facilite les échanges et le travail collaboratif, avec des mini groupes de travail – sur ces consignes ou tout autre sujet (abonnement).

L’accompagnement proposé

Pour lancer la mise en œuvre de ces nouvelles consignes, une session de formation en ligne  (un « J.e-cours ») sera proposée (elle aura lieu le 6 juillet 2023), enregistrée et mise à disposition de tous.
Pour les collègues souhaitant suivre une formation complète sur le catalogage des cartes, Mediadix propose deux sessions en juin 2023 :
– une session “niveau débutants” (26-28 juin) : s’inscrire
– une session “niveau approfondissement” (29 juin) : s’inscrire. 

Pour faciliter le catalogage de ces ressources dans l’outil de production WinIBW, des nouveautés ont été apportées :

• Le type de notice « Ke » pour créer les notices de série est désormais valide
• De nouvelles notices d’autorité « Genre/Forme » (008 $aTf) ont été obtenues du Centre national Rameau : « Cartes du monde », « Globes terrestres », « Cartes aéronautiques », « Atlas célestes » (dont le point d’accès était précédemment Astronomie — Atlas), Cartes historiques » (dont le point d’accès était précédemment Géographie historique — Cartes).
• un  chantier de transformation des zones B206 non structurées ($a) existantes en zones B206 struicturées ($b $c $d $e $f) débutera cet été. Les répercussions dans les affichages de WinIBW et du catalogue Sudoc seront automatiques.

Au quotidien, les catalogueurs de cartes trouveront donc des consignes claires, documentées et  illustrées, dans le Guide méthodologique.
Ils pourront échanger entre eux et avec les membres du GT via la liste de diffusion SUCAT.

Rappel des documents du Guide méthodologique :
Cartes
Atlas
Séries Cartographiques

Le groupe de Travail “Signalement des ressources cartographiques”

Composition du GT

	Bibliothèque Géosciences et Environnement SCD de Sorbonne Université	Marie-Noëlle Najjar
	Centre de documentation pédagogique et scientifique Service de l’Université Paul Valéry Montpellier 3	Sylvie Devèze
	Centre de ressources Olympe de Gouges	Jérôme Grapy
	Cartothèque SCD de l’université Caen-Normandie	Nicolas Blanpain
	Cartothèque SCD de l’université Savoie-Mont Blanc	Céline Beneito
	Cartothèque SCD de l’université Bordeaux Montaigne	Caroline Pham, Philippe Laymond
	Bibliothèque de géographie	Marie Delfau de Pontalba
	Laboratoire Telemme, CNRS, Aix Marseille Université	Jean-Luc Arnaud
	Service Monographies, Archives et Autres Ressources Service Accompagnement des Réseaux	Olivier Rousseaux, Laurent Piquemal

Pascale Nalon (Bibliothèque Mines ParisTech), Laure Jestaz et Elodie Molières ont été des partenaires ponctuelles du GT, merci à elles !